Control del stock, la operativa central del almacén

El control del stock ─conocer en todo momento qué existencias se ubican en el almacén─ es un proceso esencial para el correcto desarrollo de las operativas logísticas y su impacto incide directamente en la satisfacción de los clientes.

Imaginemos la frustración que siente un cliente que debe esperar semanas para recibir un pedido que ha comprado por internet por culpa de la falta de existencias. Este problema, originado por una mala gestión del inventario, no solo puede hundir nuestra reputación, sino también aumentar los costos logísticos y hacernos perder futuras ventas.

En este artículo explicaremos qué es el control del stock y descubriremos por qué resulta una pieza primordial dentro de la cadena de suministro de cualquier empresa. También veremos cómo un sistema de gestión de bodegas ayuda a controlar el stock, a hacer un seguimiento de la mercancía en tiempo real y a optimizar los flujos.

¿Qué es el control del stock?

Definimos el control de stock como una operativa que consiste en organizar y supervisar la mercancía que entra y sale del almacén. Se trata de hacer un balance entre los artículos que han llegado y los que se han expedido para determinar así el número de unidades disponibles de cada referencia.

Esta operativa es fundamental para aquellas compañías con un amplio catálogo de productos como, por ejemplo, el gigante del deporte Decathlon. En su almacén de Northampton, Reino Unido, equipado con estanterías para picking de Mecalux, gestiona 35.000 referencias de distintas rotaciones y dimensiones (calzado deportivo, gorros de piscina, prendas técnicas de vestir, etc.). Al mismo tiempo, expide un alto volumen de pedidos diarios: 3.000 para clientes online y entre 50.000 y 60.000 artículos que se envían a las tiendas físicas de la franquicia en Reino Unido. ¿Cómo gestionar el aprovisionamiento de tantos productos y la preparación de todos esos pedidos? La respuesta se halla en el control del stock.

El control del stock se marca dos objetivos básicos: por un lado, prevenir roturas de stock que nos impiden proveer a nuestros clientes sin demora y, por el otro, evitar el sobrestock, que acarrea costos de almacenaje adicionales.

Para que una empresa gestione su mercancía de manera correcta, lo primero que debe hacer es realizar una planificación de la demanda, es decir, conocer las fluctuaciones del mercado y la estacionalidad del producto, con el objetivo de mantener los niveles de stock adecuados en el almacén. Teniendo esto en cuenta, puede definir la cantidad de productos necesarios para operar y organizar sus operativas con antelación.

Motivos para llevar un control del stock

Con lo expuesto hasta ahora, ya podemos hacernos una idea de la finalidad del control del stock: disponer de la mercancía necesaria para poder trabajar. Veamos en detalle por qué hay que priorizar esta operativa:

• Competitividad. Al conocer el estado de los productos y su localización en el almacén, la preparación de pedidos es mucho más dinámica y fluida.
• Complacer al cliente. Cuando mejora el servicio del almacén, también lo hace la satisfacción de los clientes. Entregas rápidas, puntuales y sin errores generan una mayor confianza y, en definitiva, un incremento de las ventas futuras.
• Mayor liquidez. El control del stock ayuda a equilibrar los gastos, lo que se traduce en liquidez. Al vender las existencias, se recupera el dinero invertido y se organizan los pagos para obtener un buen balance contable.
• Reducción de costos. Una óptima gestión del inventario evita el exceso de stock y la obsolescencia de mercancía sin salida comercial. Además, al tener los productos debidamente distribuidos, se optimiza el espacio del almacén (por ejemplo, en vez de tener dos naves con multitud de productos, se dispone de una sola con los artículos imprescindibles). De este modo, conseguiremos disminuir los costos de almacenamiento.

Cómo controlar el stock en el almacén

El control del stock consiste en llevar un registro de los productos que entran y salen del almacén, lo que incluye hacer un recuento de las existencias para conocer la cantidad exacta de productos disponibles en un momento concreto. Esto puede hacerse de forma manual, con lápiz y papel. Los operarios imprimen una lista del catálogo de productos del almacén y recorren los pasillos contando los artículos de cada ubicación. A continuación, registran en el sistema las cantidades anotadas. A este proceso manual se le conoce como inventario físico.

El inconveniente es que, al ser manual, existe un riesgo muy elevado de equivocarse (al localizar los artículos, al contarlos, al anotar la cifra en el papel, al volcar esos datos en el sistema, etc.). El riesgo es mayor cuando las empresas manipulan un número elevado de productos.

Asimismo, al hacer un recuento físico del almacén, la compañía obtiene una fotografía del estado de su almacén en un tiempo muy limitado. La actividad de la empresa no se interrumpe, por lo que, tras contabilizar los productos, se sigue recibiendo nueva mercancía y se expiden más pedidos. En definitiva, el estado de ese inventario habrá cambiado en muy poco tiempo.

Por ello, la transformación digital en logística y la integración de nuevas capacidades tecnológicas en áreas como el almacenamiento, la preparación de pedidos o el transporte, entre otras, aporta una mayor seguridad y veracidad. La tecnología no solo facilita el control del stock, sino que también aumenta la precisión. Ni siquiera llevar un control de stock con Excel es viable, por ser igualmente susceptible de errores y nada escalable. Habría que utilizar un software especializado en almacenaje para acelerar las operativas y mantener un inventario exhaustivo.

Software para el control del stock

Lo más recomendable es recurrir a un software de gestión de almacenes, como Easy WMS de Mecalux, con el que ejercer un férreo control del stock. Con este sistema, la empresa conoce en todo momento cuál es el stock disponible, su procedencia, ubicación y destino. Como resultado, se obtendrá un inventario permanente, actualizado en tiempo real.

¿Cómo se consigue? Gracias a la codificación de la mercancía. Desde el momento en que llega al almacén, la mercancía se identifica mediante una etiqueta para asegurar la trazabilidad de cada producto de manera inequívoca.

Acto seguido, el SGA asigna una ubicación a cada producto en base a distintos parámetros como sus características o rotación. Una distribución correcta de la mercancía redunda en una operativa más fluida. Así, por ejemplo, optimiza la ruta de los preparadores de pedidos para que recorran las menores distancias posibles y sean más rápidos.

Monitorizar el stock

Las empresas compiten para ser las mejores. Para ello, deben ofrecer un servicio logístico ágil, de calidad, sin errores y al menor costo posible. El control del stock juega un papel fundamental para lograrlo, porque una rotura de stock supone perder ventas, quejas de clientes, gastos de gestión y, en suma, retroceder frente a la competencia.

La digitalización es la solución idónea para llevar un control del stock estricto. Gracias a ella, una compañía puede registrar los productos que han entrado y salido del almacén y, de este modo, hacer un recuento de los artículos disponibles.

Un software de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux es la herramienta infalible para controlar el stock. Este software se ha implantado en más de 900 instalaciones logísticas en compañías de todos los sectores, entre los que destacan el retail, e-commerce, 3PL, tecnológico y electrónico, automoción, alimentación y farmacéutico. Contacta con nosotros para que te informemos sobre sus características y te mostremos cómo pueden ayudarte a mejorar el rendimiento de tu negocio.