Qué es S&OP y su impacto en la logística

La coordinación y comunicación de los distintos departamentos de una empresa a la hora de dar forma a su plan operativo, es decir, la S&OP, es una buena práctica que da lugar a cadenas de suministro más resilientes. Pero, ¿qué es el sales and operations planning?

¿Qué es la planificación de ventas y operaciones (S&OP)?

Sales and Operation Planning (S&OP), planificación de ventas y operaciones en español, es un proceso de gestión de negocios integrado que alinea la demanda, el suministro y las finanzas, y forma parte de la planificación maestra de una compañía. Diseñado para apoyar la toma de decisiones, proporciona una hoja de ruta operativa con el fin de equilibrar la oferta y la demanda. 

La S&OP suele llevarse a cabo cada mes y abarca todas las áreas operativas —ventas, marketing, fabricación, desarrollo de producto y contabilidad— para que cooperen a la hora de cumplir los objetivos financieros y organizativos. Ofrece una visión panorámica al compartir la previsión con todos los departamentos a fin de que aporten su perspectiva, y suele extenderse entre 18 y 36 meses.

Optimizar los recursos y maximizar las ganancias logra cadenas de suministro más eficaces y resilientes. La S&OP utiliza la demanda agregada global como punto de partida y compara la demanda esperada con la oferta disponible en cuanto a recursos, máquinas, mano de obra y capacidad. Así se llega a una decisión consensuada sobre lo que debe hacer la empresa.

¿Qué objetivos persigue la S&OP?

Dedicar tiempo a la elaboración de la planificación de ventas y operaciones ayuda a responder cuestiones como qué recursos serán necesarios para cumplir con los objetivos, cómo se compara la demanda prevista con la oferta proyectada y qué acciones se requieren. Los propósitos de la S&OP pueden dividirse en dos grandes grupos:

Objetivos estratégicos

• Administrar mejor el inventario, para lo que también puede ser útil emplear software de gestión de bodegas.

• Establecer sinergias entre distintos departamentos.

• Anticipar posibles complicaciones para solucionarlas de modo proactivo.

• Fidelizar al cliente a través de una atención excelente.

• Hacer que la compañía sea más competitiva.

Objetivos operativos

• Planificar la presentación de productos, el fin de su vida útil o la incorporación de nuevos artículos o líneas de negocio.

• Estandarizar operaciones, promociones y eventos en los próximos meses, ya sea a corto, medio o largo plazo.

• Reducir el inventario cuando sea necesario y evitar la merma.

• Eliminar las roturas de stock para mejorar el servicio.

• Obtener pronósticos más precisos al intercambiar información.

¿Cuáles son los beneficios de la S&OP?

Según Micheal Youssef, analista director sénior de Gartner, “la S&OP es el proceso interfuncional más importante y crucial. Si se lleva a cabo correctamente, se obtienen grandes beneficios, un aumento de los ingresos y rentabilidad”.

Por otra parte, esta práctica mejora la estructura de planificación de las empresas. Mantener una buena comunicación en toda la organización para que los equipos se concentren en alcanzar un objetivo común puede ser complicado, pero la S&OP aúna todas las necesidades en una única hoja de ruta que incorpora además las estrategias de la compañía. He aquí algunas de las ventajas de la implementación de este modelo:

• Más rentabilidad. Contar con un plan cohesionado se traduce en un gran servicio al cliente con menores plazos de entrega y una reducción de inventario, desperdicios y costos de mantenimiento y despacho. A su vez, conlleva menores costos por cada artículo vendido e impulsa el incremento de las ventas.

• Planificación más breve. Al acelerar la toma de decisiones la comercialización de nuevos productos se hace más rápida, por lo que la ventaja competitiva y los ingresos crecen.

• Mejor comunicación interdepartamental. La S&OP crea consensos y mantiene a las distintas áreas de la empresa centradas en conseguir la misma meta.

¿Qué elementos contiene un plan de ventas y operaciones S&OP?

El desarrollo de la S&OP puede ser muy distinto en función de la naturaleza de cada organización. Sin embargo, todas ellas acostumbran a seguir algunos pasos que Thomas Wallace y Robert Stahl recogieron en el libro Sales and Operations Planning: The How-To Handbook.

• Recopilación de datos. Consiste en recabar información sobre ventas y tendencias. También hace referencia a incorporar artículos nuevos, a dejar de distribuir otros y a aplicar el análisis de Pareto para hacer pronósticos.
• Planificación de la demanda. En esta fase hay que validar las previsiones y tener en cuenta promociones, eventos únicos y lanzamientos.
• Planificación de suministros. Evaluar la capacidad disponible, el inventario y las operaciones requeridas.
• Conciliación. Una vez generados los planes de oferta y demanda, estos deben ser revisados por los responsables de la toma de decisiones de cada área funcional a fin de adaptarlos y mejorarlos. El objetivo es consensuar los cambios necesarios para alcanzar metas y objetivos financieros.
• Publicación de la S&OP. Una vez terminado, este plan unifica todas las actividades de planificación en torno al consenso y la colaboración entre equipos.

Consejos para una S&OP eficaz

Una planificación de ventas y operaciones bien ejecutada es de gran utilidad para las personas responsables de la cadena de suministro. La consultora Gartner propone cinco recomendaciones para obtener el mayor valor posible en este proceso:

1. Orientar la S&OP hacia la toma de decisiones. Estas reuniones deben centrarse en decidir y gestionar excepciones, no en revisar lo ocurrido durante la semana anterior. Los análisis y hojas de datos han de ser revisados antes. Una buena manera de ceñirse a la toma de decisiones es asegurarse de que al menos el 80% de los temas a tratar incluyan alguna resolución.
2. Perseguir los objetivos de la empresa. Todos los encuentros tienen que estar alineados con las prioridades ejecutivas y aportar valor a la organización.
3. Término a medio plazo. Pese a que puede contemplar plazos más largos, se aconseja centrar la planificación S&OP, como muy tarde, en lo que ocurrirá dentro de 18 o 24 meses. Así se pueden anticipar operaciones a tiempo y por un precio razonable.
4. Planificar posibles escenarios. Los negocios líderes prevén posibles sucesos antes de que ocurran para responder con agilidad.
5. Evolucionar. Aunque algunas mejoras pueden ser graduales, los cambios también pueden ocurrir de forma más acelerada si la situación lo requiere.

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