Las ventajas del control automático de entradas y salidas del almacén

El objetivo del control de entradas y salidas del almacén es reflejar las fluctuaciones de inventario con la máxima precisión. Gracias a ello, es posible conocer a fondo los flujos de mercancías y evaluar si el diseño y el funcionamiento de la instalación está respondiendo con eficacia.

En nuestro artículo, analizamos en profundidad cómo conseguir un control de entradas y salidas del almacén eficaz para mantener un nivel de servicio a la altura. Además, abordaremos las ventajas que aporta un SGA en el registro de los flujos de materiales.

Retos habituales en el control de entradas y salidas de stock

Resulta complicado ejecutar un control de entradas y salidas de stock exhaustivo y sin fallos, especialmente si se realiza de forma manual (por ejemplo, con herramientas como Microsoft Excel).

Algunos de los problemas más habituales son:

• Falta de estandarización en el registro de mercancías o deficiencias en su cumplimiento.
• Incoherencias entre los datos de inventario que refleja el sistema y las mercancías que están físicamente en el almacén.
• La ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las referencias.
• Fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la empresa, algo que complica la gestión del aprovisionamiento desde compras.

Una solución a la mayoría de fallos en el control de entradas y salidas del almacén es contar con un SGA que informatice los datos y que organice el proceso de forma automática.

Así, los sistemas de gestión de bodegas se integran con dispositivos de identificación (escáneres o terminales de radiofrecuencia, por ejemplo), que dan lugar a un método de trabajo guiado y optimizado en todo momento.

Por qué automatizar el control de entradas y salidas en el almacén

Para repasar las ventajas que conlleva el uso de software de gestión de almacenes para el control de entradas y salidas de stock del almacén, tomamos como base Easy WMS de Mecalux.

- Radiografía del control de entradas con un SGA

Como vimos en nuestro artículo sobre recepción de mercancías, esta área de trabajo en el almacén se compone de distintas fases que comprenden movimientos físicos de mercancía, actividades dedicadas a la verificación documental y otras tareas que ejecuta el operario como el etiquetado, por ejemplo.

Sin embargo, en la realidad, detrás de cada recepción de mercancía se abre un gran abanico de posibilidades. Durante este proceso logístico, pueden surgir cuestiones como: ¿qué pasos debemos seguir para una recepción multirreferencia?, ¿cómo actuar ante una recepción no planificada para que no genere un cuello de botella?, ¿y si encima estamos hablando de cross-docking o de devoluciones?

Gracias al SGA, estamos preparados para responder con eficacia a cada situación, manteniendo en todo momento el control de entradas y salidas del almacén. Físicamente, el software se integra con sistemas que transmiten información en el control de entradas. Los más comunes son:

• Puestos de Inspección de Entradas (PIE): en muchos almacenes automatizados el control de entrada y salida de mercancías se realiza con la mínima intervención humana. Los PIE comprueban el estado de estibas y transmiten los datos al SGA (que, a su vez, los vuelca en la base de datos del ERP).
• Terminales de radiofrecuencia: el operario escanea los códigos que lleva cada contenedor y verifica la información siguiendo las instrucciones que le indica el SGA.

Una vez que la información entra en el sistema de gestión de almacenes, este adapta su funcionamiento ajustando las tareas al tipo de recepción. El SGA marca los siguientes pasos: o bien asigna la mercancía entrante a un pulmón de entradas (una zona de almacenamiento temporal) o directamente la envía a un equipo de manutención, ya sea este automatizado o manual, que la pueda ubicar.

Si tomamos como modelo el Easy WMS, estas son algunas de las funciones relacionadas con los distintos tipos de entradas de mercancía en la instalación:

• Recepción del proveedor: se trata de un proceso estándar que se aplica a cualquier tipo de entrada de mercancías. Esta función coteja los datos de la orden de compra con la información de la etiqueta de la mercancía al introducirla en el stock.
• Recepciones de contenedores completos: son las más rápidas, ya que están pensadas para aquella mercancía que llega en estibas de una sola referencia. Por tanto, se registra el stock por bloques y el sistema asigna una identificación automática a cada bulto.
• Recepciones de mercancía multirreferencia: a diferencia del anterior, esta funcionalidad abarca el control de entradas de estibas que contienen varias referencias, de modo que se registra cada SKU por separado.
• Recepciones preavisadas (también conocidas como ASN, Advanced Shipping Model): la entrada de la mercancía está prevista de antemano, por lo que los datos ya figuran en el SGA al habérselos transmitido el ERP. Aunque aún no existan físicamente en el almacén, se crean contenedores en el sistema y, una vez que llegan las estibas, la información física y digital se enlaza.
• Recepciones ciegas: permite abrir una orden de entrada de stock sin que esta esté planificada de antemano en el sistema. El operario la crea desde el terminal de radiofrecuencia. El objetivo es continuar con la actividad del almacén y que esta mercancía no suponga un bloqueo en el control de entradas.

Veamos dos casos especiales en el control de entradas:

• La gestión de las devoluciones: el procedimiento se adecúa a las particularidades ligadas a una devolución de mercancía entrante. Se añaden al stock del almacén y su estado se va actualizando a lo largo del proceso de control de calidad. Lo habitual es situarlas en una zona reservada para realizarlo sin que entorpezca el resto de tareas.
• Las operaciones de cross-docking: el sistema guarda la ruta directa hacia las ubicaciones de cross-docking o directamente envía las mercancías recibidas a expediciones (cross-docking puro). El SGA organiza la distribución de este stock cruzando la información con los datos de salidas programadas.

- Opciones para el control de salidas con un SGA

El control de las salidas tiene una importancia capital en la actividad del almacén. Al final, toda la organización del picking depende de la prioridad establecida en las expediciones. Con los SGA, existen varias formas de controlar el proceso de expediciones:

• Control de las órdenes de salida a través de estados: la visibilidad de las expediciones es fundamental para una pronta detección de incidencias. Por ello, el sistema facilita la identificación de cada cambio en la orden de expedición con estados como: en espera, en falta de stock, liberada (ha llegado la fecha de expedición), en preparación (ya está integrada en las rutas de picking), pausada, cerrada o completada y cancelada (si se anula por alguna razón).
• Selección estratégica de prioridades en las órdenes de salida: el sistema procesa gran cantidad de información logística ligada a los envíos para luego ordenar el picking. Por ejemplo, tiene en cuenta las rutas de expedición, las paradas que haya ( las estibas se organizan dentro del camión en función de dónde paran primero), la apilabilidad de mercancías (sobre todo en estibas multirreferencia, es esencial para que la mercancía no llegue dañada), la ubicación del stock en el almacén, entre otros factores.
• Control de la etapa final de salidas: el SGA ayuda a verificar que los productos procedentes del picking sean correctos. Acto seguido, se desagrupan (si previamente se han consolidado las mercancías), se empaquetan y se depositan a la espera de ser recogidos por los transportistas.

El papel del control de entradas y salidas de stock en la gestión del almacén

El control de entradas y salidas de productos en el almacén permite mejorar la visibilidad sobre los movimientos de mercancías que tienen lugar en la instalación de almacenaje.

Al realizarse de forma automática con la asistencia de un SGA, el sistema pone a disposición del responsable de almacén una información muy relevante para la toma de decisiones. Estas no solo afectan al trabajo en la instalación, sino que también tienen un impacto esencial en las tareas de aprovisionamiento y gestión de stock.